Diatasi secara benar, rapat dapat benar-benar bernilai untuk usaha kecil Anda. Anda harus membuat semuanya orang berasa sukses, poin yang bisa dilakukan tindakan, dan cara seterusnya yang terang. Tetaplah membaca untuk pelajari lima cara untuk melangsungkan tatap muka yang efisien.

1. Buat Agenda

Tiap tatap muka yang Anda selenggarakan harus mempunyai arah yang detil dan tentu. Sebuah jadwal akan memberitahu Anda dan peserta mengenai topik apa yang hendak diulas dan arah pertemuan secara keseluruhnya. Anda kemungkinan perlu melangsungkan rapat untuk minta anjuran mengenai permasalahan yang ditemui perusahaan, membuat keputusan, atau membuat gagasan perlakuan. Coba untuk menghindar rapat “penyempurnaan status”, karena umumnya tidak mempunyai arah yang ditetapkan dan bisa ditukar dengan e-mail. Anda harus juga menghindar melangsungkan rapat cuman untuk share info, terkecuali info itu peka dan jangan dibagi lewat e-mail.

Sepanjang rapat, taati jadwal Anda. Bila seorang menyampaikan suatu hal yang tidak terhitung dalam jadwal, mengakui dan bahas di luar rapat. Bila Anda meluluskan berlangsungnya tiap pembicaraan di luar topik, Anda akan gampang disimpangkan dan lupakan arah rapat. Selanjutnya, Anda kemungkinan melangsungkan rapat semakin lama dari yang diperkirakan atau mungkin tidak capai apa yang Anda perlukan.

2. Peserta Rapat

Pertimbangkan dengan cermat siapa yang benar-benar perlu terlibat dalam rapat. Jika Anda adalah bisnis kecil, mungkin terlihat logis untuk mengundang setiap karyawan tetapi, itu tidak selalu diperlukan. Sebaliknya, batasi jumlah peserta pada orang-orang yang secara aktif terlibat dalam situasi tersebut, yang dapat memberikan informasi berguna atau menawarkan nasihat. Dengan begitu, setiap orang yang hadir pergi dengan mengetahui dengan tepat mengapa mereka diminta untuk berada di sana.

3. Patuhi Jadwal

Saat rapat tiba, pastikan Anda memulai dan mengakhirinya tepat waktu. Ingatlah bahwa ketika staf Anda sedang rapat, mereka tidak dapat melakukan hal lain, seperti membantu pelanggan atau mengerjakan proyek. Mematuhi jadwal akan membantu tim Anda tetap fokus pada tugas yang ada, daripada bertanya-tanya kapan mereka bisa kembali bekerja.

4. Tindak Lanjut

Setelah pertemuan, kirim email ke semua peserta dengan gambaran umum tentang apa yang didiskusikan dan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Bahkan jika mereka memperhatikan sepanjang waktu, mereka bisa saja melewatkan poin kunci atau melupakan sesuatu. Mungkin juga beberapa orang meninggalkan interpretasi yang berbeda tentang keputusan apa yang telah diambil. Dengan menindaklanjuti setelah rapat, Anda dapat memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama, memahami tenggat waktu apa yang perlu mereka penuhi atau keputusan apa yang dibuat. Email tindak lanjut juga akan memberi Anda kesempatan untuk membahas hal lain yang muncul, sehingga Anda dapat menentukan cara terbaik untuk melanjutkan.

Jika rapat perusahaan Anda terasa tidak produktif seperti yang dijalankan saat ini, coba terapkan salah satu atau semua rekomendasi ini. Jika ditangani dengan benar, rapat dapat meningkatkan produktivitas bisnis kecil Anda.